Não existe um processo de aquisição perfeito, mas você pode chegar bem perto fazendo alguns pequenos ajustes.
Muitas organizações abordam as aquisições com uma falta de estratégia . Isso faz com que eles sacrifiquem eficiência e percam dinheiro. Antes de continuar um processo de aquisição inadequado, verifique estas etapas simples que você pode seguir para melhorar sua estratégia de aquisição:
1. Centralize todas as informações de aquisições em um só lugar
Se você tem informações sobre fornecedores e pedidos armazenadas em vários locais, está pedindo ineficiência. Em vez disso, reserve um tempo para centralizar todas as informações sobre seus fornecedores, pedidos, faturas, etc. em uma plataforma. Isso facilitará a vida de seus funcionários e os ajudará a resolver problemas de maneira mais eficaz.
2. Crie Políticas e Processos Padronizados
Se sua equipe está criando um novo processo para cada etapa e fornecedor, você está perdendo tempo. Cada fornecedor pode ter necessidades exclusivas, mas políticas padronizadas são necessárias como ponto de partida. Se sua equipe não começar a partir de um processo padronizado, eles estarão em desvantagem com cada novo fornecedor que embarcarem.
Trabalhe com os líderes de sua equipe para criar processos de aquisição padronizados e divulgue esses processos em recursos de fácil acesso. Se sua equipe precisar modificá-los para fornecedores individuais, eles podem, mas economizarão tempo se souberem por onde começar.
3. Cultive a diversidade entre seus fornecedores
Apoiar empresas diversas não é apenas uma atividade que faz você se sentir bem. Fornecedores pertencentes a mulheres e minorias costumam ser excelentes parceiros de negócios, mas talvez você não consiga encontrá-los tão facilmente devido a certas barreiras estruturais. Além disso, os clientes querem saber se estão apoiando empresas com cadeias de suprimentos responsáveis. Fazer um esforço extra para criar diversidade em seus processos de aquisição é uma maneira de obter a aprovação desses clientes.
Para cultivar a diversidade sem expandir as cargas de trabalho de sua equipe, considere o uso de uma plataforma de gerenciamento de fornecedores que o ajude a encontrar e gerenciar diversos fornecedores. Por exemplo, Certifiably Diverse fornece às empresas uma caixa de ferramentas de gerenciamento de diversidade de fornecedores com alertas de certificação e um hub de comunicação para que possam entrar em contato facilmente com seus fornecedores. Esses tipos de soluções podem ajudar a descobrir grandes fornecedores e agilizar o trabalho de gerenciamento de fornecedores que sua equipe fazia antes.
4. Procure maneiras de introduzir a automação
As soluções de automação estão ficando mais avançadas a cada dia. Existem vários programas no mercado que podem cuidar das tarefas repetitivas e rotineiras que consomem o tempo de sua equipe, liberando-os para fazer mais com seus dias.
Observe seus processos de aquisição atuais e determine quais áreas se beneficiariam mais com a automação – seja o pagamento de uma fatura, o envio de um pedido ou qualquer outra coisa. Em seguida, navegue pelo software de compras no mercado para ver o que melhor se adapta às suas necessidades. Investir em automação geralmente gera um grande retorno sobre o investimento no futuro.
5. Construir relacionamentos positivos com fornecedores
Os fornecedores são apenas humanos. Se você tratá-los como tal, em vez de máquinas que existem apenas para atender seus pedidos, você obterá um serviço muito melhor.
Mesmo o fornecedor mais profissional desejará fazer mais pelo cliente que o trata bem e menos pelo cliente que não o trata. Ao iniciar um novo relacionamento com o fornecedor, reserve um tempo para conhecer as pessoas com as quais você entrará em contato e formar relacionamentos genuínos com elas.
Quando estiverem no negócio juntos, tente ser razoável com seus pedidos e os prazos que você definir. Além disso, certifique-se de pagar todas as faturas em tempo hábil. Fazer isso aumenta a boa vontade em qualquer momento em que você precise solicitar um pedido urgente ou, de outra forma, pedir ao fornecedor para ir acima e além por você.
6. Tenha RFPs e negociações claras e diretas
Uma comunicação clara é muito útil. Qualquer falta de clareza pode levar a atrasos ou pedidos confusos. Certifique-se de que todas as RFPs sejam o mais específicas possível, para que seus fornecedores em potencial saibam o que precisam fazer para ganhar o seu negócio. Ao negociar com parceiros em potencial, estabeleça seus termos da forma mais específica possível.
Nem todo mundo é naturalmente dotado de comunicação clara, portanto, forneça aos membros da sua equipe treinamento sobre como se comunicar com os fornecedores. Sempre que possível, crie modelos e outros procedimentos formais para RFPs, negociações e outras formas comuns de comunicação.
A eficiência na aquisição é crítica para o sucesso, mas muitas vezes é difícil de alcançar. Seguir essas dicas simples pode ajudá-lo a melhorar e otimizar seus relacionamentos com os fornecedores. Isso ajuda todo o negócio a crescer no processo.
