Como empresário, você tem muito em que pensar atualmente. De hesitar na lealdade do consumidor à mudança para uma força de trabalho remota, seus dias – e provavelmente muitas noites – são gastos navegando na realidade do mercado. Você realmente deveria se preocupar com a conformidade também?
A resposta é sim, mas há uma vantagem: existem tecnologias para ajudá-lo a manter a conformidade automaticamente. Isso significa que você não precisa se preocupar com todas as considerações de conformidade que surgem. Em vez disso, você pode se concentrar em questões de nível superior, como criar estratégias sobre como manter as margens de lucro de cada trimestre em alta.
Quais ferramentas você deve adicionar à sua pilha de tecnologia para mantê-lo em conformidade? Abaixo estão cinco tipos de soluções que o ajudarão a atingir seus objetivos, evitando os riscos e custos de não conformidade.
1. Portais de contrato de vendas
Sua equipe de vendas está redigindo contratos que são realmente executáveis? Você tem certeza? Você pode se surpreender com a frequência com que os negócios são feitos sem o nível adequado de segurança e supervisão.
Ajude cada vendedor a criar e editar acordos legalmente vinculativos, escolhendo um produto de automação de documentação contratual baseado em nuvem. Certifique-se de obter um com assinaturas eletrônicas legais. Utilize uma ferramenta de assinatura eletrônica como o PandaDoc, que cria um certificado de autoridade cada vez que inclui um carimbo de data / hora, endereços IP e muito mais para garantir que um assinante é legítimo. O certificado de autoridade inclui uma trilha compatível com auditoria para cada assinatura eletrônica, protegendo seu negócio no futuro.
Além das assinaturas eletrônicas rígidas, as soluções de tecnologia que oferecem geração e disseminação de contratos devem ser fáceis de editar na hora. Nada retarda o ímpeto do ciclo de vendas como as iterações repetidas de um contrato online. Contanto que você permaneça em conformidade com suas alterações, você colherá os benefícios de um fluxo de trabalho mais rígido.
2. Software integrado de recursos humanos
Os membros do seu departamento de recursos humanos precisam navegar por toneladas de regras e regulamentos. Um erro de conformidade pode ser caro, para não mencionar um golpe para a reputação da sua marca.
Ao procurar software de recursos humanos, encontre uma solução que ofereça uma variedade de serviços. Por exemplo, um provedor como o EverythingBenefits agiliza os relatórios de novas contratações e lida com os processos de administração de benefícios, bem como executa outras funções de gerenciamento de pessoal. Outros provedores oferecem outros complementos, como portais de treinamento online.
Não se engane: a conformidade em recursos humanos é essencial. Com o parceiro de tecnologia certo, sua empresa será configurada para seguir os regulamentos de forma consistente e evitar inconsistências.
3. Licenças educacionais e provedores de requisitos
Algumas empresas têm funcionários que devem manter suas licenças e créditos de educação continuada. Permitir que essas licenças ou requisitos anuais de aprendizagem caducem pode levar a pesadelos no futuro – e multas evitáveis.
Mesmo antes da Covid, as empresas frequentemente pagavam por aulas online e programas de certificação para seus funcionários. Agora, você pode ter certeza de que mais opções de e-learning aparecerão. No entanto, você precisa ser seletivo e atencioso.
Nem todo provedor de créditos de educação continuada é legítimo. E mesmo os provedores que possuem legitimidade podem não ser reconhecidos por ofertas verdadeiramente excelentes. Se você vai pagar para manter seus funcionários ativa e legalmente envolvidos em um determinado campo, escolha um fornecedor de tecnologia com credibilidade de rua.
Você pode até procurar um que ofereça workshops sobre tópicos que ajudarão sua empresa a preencher lacunas de conhecimento. Dessa forma, seus funcionários aprenderão conjuntos de habilidades relevantes para trazer para a mesa enquanto permanecem em conformidade.
4. Software de teleconferência
Você pode se preocupar com a conformidade quando se trata de determinado software de teleconferência. Caso em questão: é realmente seguro discutir assuntos confidenciais em um portal de videoconferência? Normalmente é, mas você pode ter que pagar por um upgrade.
Se você planeja hospedar reuniões anuais da diretoria on-line com as principais partes interessadas, você desejará aproveitar os recursos de segurança mais elevados disponíveis em portais populares. Como Zoom aponta, ele usa uma variedade de métodos de criptografia para manter as funções de áudio, vídeo e bate-papo privadas. Se você está no campo da saúde, o Zoom também oferece uma camada extra de conformidade HIPAA para compromissos de telessaúde.
Lembre aos membros da sua equipe que o tipo de teleconferência que eles escolheram é importante. Por exemplo, falar sobre itens seguros no Facetime pode ser conveniente, mas não necessariamente seguro ou compatível.
Certifique-se de conhecer as expectativas de teleconferência para o seu setor. A última coisa que você quer é ser atacado com um processo porque alguém de sua equipe não pensou duas vezes antes de participar de um chat de vídeo em um site não seguro.
5. Software de contabilidade
Você provavelmente não ficará surpreso ao ver o software de contabilidade na lista de formas tecnológicas de se manter em conformidade. De acordo com um artigo sobre gerenciamento de riscos, os executivos não necessariamente mantêm seus livros da maneira que deveriam. Se isso foi por acidente ou de propósito, não importa para as autoridades, acionistas ou denunciantes.
Mesmo que você tenha uma equipe excepcional cuidando de sua contabilidade, invista em plataformas tecnológicas para tornar seus trabalhos mais precisos. Os programas de contabilidade mais robustos usam programação informada por IA para sinalizar problemas potenciais. Apenas um erro de contabilidade detectado no início pode pagar o preço da assinatura do software.
Lembre-se de que o software de contabilidade ajuda a armazenar dados históricos e criar documentos fiscais totalmente compatíveis. Mas esse não é o único uso para suas informações. Com o tempo, os dados contábeis pertinentes também podem ser usados pela equipe de vendas e marketing para informar os principais indicadores de desempenho para campanhas futuras.
Como líder em sua organização, você nunca vai parar de se preocupar com questões de conformidade. Ainda assim, com um pouco de ajuda das ferramentas de tecnologia certas, você perderá menos sono se preocupando com um erro regulatório.
